Portal za poduzetnike, mikro i mala poduzeća

Digitalna komunikacija – greške i kako ih izbjeći

Datum objave: 19. svibanj 2020.

Pandemija koja nas je zadesila promijenila je mnoge aspekte naših života, a to se odnosi i na komunikaciju. Organizacija rada od kuće kako bi se spriječila zaraza postalo je novo normalno širom svijeta, a ovakav način rada prihvatile su i organizacije koje do početka pandemije na nešto takvo nisu ni pomišljale. Zbog rada od kuće došlo je do velikog porasta digitalne komunikacije. E-mailovi, video pozivi i drugi komunikacijski alati postali su glavi vid komunikacije. No za zaposlenike koji do sada nisu bili toliko upoznati s ovakvim načinom rada, digitalna komunikacija može povećati razine stresa. Javljaju se pitanja poput: Kako pronaći najbolji “ton” poruke? Kako izbjeći pasivnu agresiju u e-mailu? Je li previše dodati uskličnik?

Donosimo vam nekoliko savjeta kako lakše komunicirati u digitalnom svijetu  koji će vam pomoći da i u ovim okolnostima ostanete povezani i budete podrška svom timu.

  1. Dodajte emotikone (ali oprezno)

Emotikoni nam mogu pomoći da izrazimo ton, značenje i neverbalne signale. Ali veći broj emotikona, pogotovo kada sugovornika dobro ne poznajete, može ostaviti loš dojam u profesionalnom smislu. U pravilu je dovoljan jedan emoji po e-mailu ili poruci, a ako prvi put komunicirate s nekom osobom, emotikone je najbolje izostaviti.

  1. Tipfeleri šalju određenu poruku

Tipfeleri otkrivaju da smo prilikom slanja poruke bili u žurbi ili u povišenom emocionalnom stanju. Zato, čak i ako ste u velikoj žurbi, odvojite još dvije dodatne minute za lekturu svog dopisa.

  1. Napravite korekcije u emocionalnom aspektu poruke

Tipfeleri nisu jedino što biste trebali lektorirati ​​u svojoj poruci. Uvijek još jednom pročitajte ono što ste napisali prije nego što pritisnete tipku “Send” kako biste bili sigurni da je vaša poruka jasna i da prenosi ton koji želite.

  1. Interpunkcijski znakovi

Odgovor “OK.” (s  točkom) može ostaviti negativniji dojam, nego kada isti takav odgovor napišemo bez točke. Dodavanje točke vašem odgovoru daje konačnost i pojačava negativne emocije. Ako nekoga želite bolje upoznati, obratite pažnju na njegov interpunkcijski stil. Možda ćete vidjeti da neki ljudi s kojima radite u svim prilikama dodaju točku nakon riječi “OK” te je to jednostavno njihov stil i tada ne treba ulaziti u analizu dubljeg značenja.

  1. Koristite bogatije komunikacijske kanale kada se s nekim upoznajete

Kada postoji neka neodređenost ili dvosmislenost u komunikaciji e-mailom ili porukama, vjerojatnije je da ćemo poruku protumačiti negativnije ako komuniciramo s ljudima koje dobro ne poznajemo ili s nadređenima. U početnoj fazi suradnje dobro je koristiti video pozive jer ćete tako lakše izgraditi povjerenje. Općenito, vizualna komunikacija omogućuje vam da uspješnije “čitate između redova”, čavrljate i razvijate istinske odnose.

  1. Koristite video komunikaciju kada god možete

Prema istraživanjima oko 65% komunikacije je neverbalno. Kada ne koristite video komunikaciju, nedostaju vam neverbalni signali – izraz lica i govor tijela.

  1. Kada koristite poslovne komunikacijske alate (Skype, Slack, WhatsApp)

Komunikacija na takvim alatima odvija se u realnom vremenu, stoga ljudi vaše zahtjeve tumače kao hitne i osjećaju pritisak da trebaju odmah odgovoriti. Ako vam odgovor ne treba odmah, recite: “Nije hitno, ali možete li mi u nečemu pomoći kada ćete moći?” A ako netko ima uključenu opciju “Ne uznemiravaj”, poštujte to.

  1. Nemojte paničariti

Ako vas e-mail poruka učini bijesnim, anksioznim ili euforičnim, pričekajte sljedeći dan da  pošaljete odgovor. Još je bolje da, ako je to moguće, nakon što se smirite, razgovarate face-to-face s pošiljateljem poruke. Tada ćete moći bolje artikulirati svoje emocije i potrebe koje stoje iza njih, umjesto da sve ostane samo na vašoj neposrednoj reakciji.

  1. Izbjegavajte e-mail kada vam treba “da”

Kada se radi o nekom upitu na koji želite dobiti pozitivan odgovor, osobni kontakt će biti mnogo učinkovitiji. No kada to nije moguće i kada morate pregovarati koristeći tehnologiju, dobro je u početku s osobom porazgovarati video chatom ili telefonom.

  1. Ne šaljite e-mailove i poruke izvan radnog vremena ako sadržaj nije hitan

Čak i ako naznačite da e-mail može pričekati ponedjeljak, velike su šanse da će primatelj bez obzira na to razmišljati o njemu tijekom vikenda (i možda osjećati pritisak da odgovori).

 

Većina se nesporazuma u digitalnoj komunikaciji događa jer nemamo pristup neverbalnim signalima, uključujući ton glasa, govor tijela i izraz lica koji nam pružaju emocionalni kontekst. Iako će vam biti korisni navedeni savjeti koji se odnose na e-mailove i poruke, uvijek je najsigurnije uspostaviti komunikaciju telefonom ili video pozivom.

 

Izvor: poduzetnik.biz

 

Photo: Pixabay

Projekt je sufinancirala Europska unija iz Europskog fonda za regionalni razvoj

VIŠE INFORMACIJA

Interesiraju Vas poticaji za poduzetničke projekte iz EU fondova? Možemo Vam pomoći.

Saznaj više

Newsletter
Prijavite se na naš newsletter i redovno primajte informacije za još uspješnije vođenje tvrtke.

Imate pitanje za naše poslovne savjetnike?

Pošaljite svoje pitanje