Digitalna komunikacija – greške i kako ih izbjeći

Pandemija koja nas je zadesila promijenila je mnoge aspekte naših života, a to se odnosi i na komunikaciju. Organizacija rada od kuće kako bi se spriječila zaraza postalo je novo normalno širom svijeta, a ovakav način rada prihvatile su i organizacije koje do početka pandemije na nešto takvo nisu ni pomišljale. Zbog rada od kuće došlo je do velikog porasta digitalne komunikacije. E-mailovi, video pozivi i drugi komunikacijski alati postali su glavi vid komunikacije. No za zaposlenike koji do sada nisu bili toliko upoznati s ovakvim načinom rada, digitalna komunikacija može povećati razine stresa. Javljaju se pitanja poput: Kako pronaći najbolji “ton” poruke? Kako izbjeći pasivnu agresiju u e-mailu? Je li previše dodati uskličnik?

Donosimo vam nekoliko savjeta kako lakše komunicirati u digitalnom svijetu  koji će vam pomoći da i u ovim okolnostima ostanete povezani i budete podrška svom timu.

1. Dodajte emotikone (ali oprezno)

Emotikoni nam mogu pomoći da izrazimo ton, značenje i neverbalne signale. Ali veći broj emotikona, pogotovo kada sugovornika dobro ne poznajete, može ostaviti loš dojam u profesionalnom smislu. U pravilu je dovoljan jedan emoji po e-mailu ili poruci, a ako prvi put komunicirate s nekom osobom, emotikone je najbolje izostaviti.

2. Tipfeleri šalju određenu poruku

Tipfeleri otkrivaju da smo prilikom slanja poruke bili u žurbi ili u povišenom emocionalnom stanju. Zato, čak i ako ste u velikoj žurbi, odvojite još dvije dodatne minute za lekturu svog dopisa.

3. Napravite korekcije u emocionalnom aspektu poruke

Tipfeleri nisu jedino što biste trebali lektorirati ​​u svojoj poruci. Uvijek još jednom pročitajte ono što ste napisali prije nego što pritisnete tipku “Send” kako biste bili sigurni da je vaša poruka jasna i da prenosi ton koji želite.

4. Interpunkcijski znakovi

Odgovor “OK.” (s  točkom) može ostaviti negativniji dojam, nego kada isti takav odgovor napišemo bez točke. Dodavanje točke vašem odgovoru daje konačnost i pojačava negativne emocije. Ako nekoga želite bolje upoznati, obratite pažnju na njegov interpunkcijski stil. Možda ćete vidjeti da neki ljudi s kojima radite u svim prilikama dodaju točku nakon riječi “OK” te je to jednostavno njihov stil i tada ne treba ulaziti u analizu dubljeg značenja.

5. Koristite bogatije komunikacijske kanale kada se s nekim upoznajete

Kada postoji neka neodređenost ili dvosmislenost u komunikaciji e-mailom ili porukama, vjerojatnije je da ćemo poruku protumačiti negativnije ako komuniciramo s ljudima koje dobro ne poznajemo ili s nadređenima. U početnoj fazi suradnje dobro je koristiti video pozive jer ćete tako lakše izgraditi povjerenje. Općenito, vizualna komunikacija omogućuje vam da uspješnije “čitate između redova”, čavrljate i razvijate istinske odnose.

6. Koristite video komunikaciju kada god možete

Prema istraživanjima oko 65% komunikacije je neverbalno. Kada ne koristite video komunikaciju, nedostaju vam neverbalni signali – izraz lica i govor tijela.

7. Kada koristite poslovne komunikacijske alate (Skype, Slack, WhatsApp)

Komunikacija na takvim alatima odvija se u realnom vremenu, stoga ljudi vaše zahtjeve tumače kao hitne i osjećaju pritisak da trebaju odmah odgovoriti. Ako vam odgovor ne treba odmah, recite: “Nije hitno, ali možete li mi u nečemu pomoći kada ćete moći?” A ako netko ima uključenu opciju “Ne uznemiravaj”, poštujte to.

8. Nemojte paničariti

Ako vas e-mail poruka učini bijesnim, anksioznim ili euforičnim, pričekajte sljedeći dan da  pošaljete odgovor. Još je bolje da, ako je to moguće, nakon što se smirite, razgovarate face-to-face s pošiljateljem poruke. Tada ćete moći bolje artikulirati svoje emocije i potrebe koje stoje iza njih, umjesto da sve ostane samo na vašoj neposrednoj reakciji.

9. Izbjegavajte e-mail kada vam treba “da”

Kada se radi o nekom upitu na koji želite dobiti pozitivan odgovor, osobni kontakt će biti mnogo učinkovitiji. No kada to nije moguće i kada morate pregovarati koristeći tehnologiju, dobro je u početku s osobom porazgovarati video chatom ili telefonom.

10. Ne šaljite e-mailove i poruke izvan radnog vremena ako sadržaj nije hitan

Čak i ako naznačite da e-mail može pričekati ponedjeljak, velike su šanse da će primatelj bez obzira na to razmišljati o njemu tijekom vikenda (i možda osjećati pritisak da odgovori).

Većina se nesporazuma u digitalnoj komunikaciji događa jer nemamo pristup neverbalnim signalima, uključujući ton glasa, govor tijela i izraz lica koji nam pružaju emocionalni kontekst. Iako će vam biti korisni navedeni savjeti koji se odnose na e-mailove i poruke, uvijek je najsigurnije uspostaviti komunikaciju telefonom ili video pozivom.

Izvor: poduzetnik.biz

Photo: Pixabay