eRačun – što je to i zašto je bitan datum 01.07.2019.?

Često se spominje digitalizacija javne/državne uprave, ubrzavanje procesa javne nabave, smanjenje troškova, a u svemu tome trebao bi pomoći i eRačun. No, što je eRačun?

Prema Zakonu o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi (NN 94/2018), elektronički račun ili eRačun je račun koji je izdan, poslan i zaprimljen u strukturiranom elektroničkom obliku, a koji omogućuje njegovu automatsku i elektroničku obradu. Svaki eRačun mora biti izrađen prema Europskoj normi EN 16931-1:2017 za semantički podatkovni model. Semantički podatkovni model je strukturirani i logički uzajamno povezan niz pojmova i njihovih značenja koji definiraju osnovne elemente elektroničkog računa.

Svrha uvođenja eRačuna je jednostavnija, fleksibilnija, brža, i jeftinija javna nabava, odnosno prema najavama Ministarstva gospodarstva poduzetništva i obrta planirane su uštede od 2,6 milijardi kuna.

Uvođenje eRačuna započelo je 01.12.2018. Ako ste subjekt koji radi s korisnicima državnog proračuna, odnosno šaljete im račune, oni moraju imati mogućnost zaprimanja eRačuna, odnosno ne smiju ga odbiti, ali računi se mogu slati i u papirnatom obliku ili u pdf-u.

No, od 01.07.2019. to se mijenja, te će od tog datuma svi proračunski korisnici morati zaprimati i slati isključivo eRačune, odnosno pružatelji usluga obveznicima javne nabave biti će obvezni izdavati eRačun.

To će posredno utjecati na sve subjekte koji posluju s proračunskim korisnicima koji će se morati tehnički i organizacijski pripremiti, te imati knjigovodstvo koje ima dovoljno iskustva s takvim načinom rada i elektroničkim dokumentima.

I ovdje dolazimo do problema, jer prama nekim izvještajima sustav ni izbliza nije spreman za slanje i primanje eRačuna, odnosno računovodstveni programi, FINA, informacijski posrednici nisu usklađeni i javljaju se problemi kod generiranja, slanja i zaprimanja eRačuna. A problem nastaje i ako pošiljatelj i primatelj ne koriste istog informacijskog posrednika, odnosno postoji mogućnost da će određeni subjekti morati koristiti usluge više informacijskih posrednika.

Tko ili što je informacijski posrednik? Informacijski posrednik je pravna osoba, koji u skladu s europskom normom, pruža usluge zaprimanja i slanja elektroničkih računa i pratećih isprava, odnosno koja obavlja elektroničku razmjenu računa između izdavatelja eRačuna i primatelja, a koja može obavljati i usluge upravljanja cjelokupnim poslovnim procesom izdavanja, zaprimanja, slanja i arhiviranja eRačuna.

Za javne naručitelje informacijski posrednik je isključivo FINA, neke županije/gradovi/općine su razvile svoj sustav dok će ostali subjekti morati angažirati uslugu privatnih tvrtki, odnosno onih koji nude uslugu financijskih posrednika (npr. Hrvatska pošta za zaprimanje e-računa, tvrtka Elektronički računi za slanje e-računa, Hrvatski telekom (HT) za slanje e-računa, mStart za izdavanje i zaprimanje e-računa).

Ovdje se postavlja pitanje one najavljene uštede jer korištenje usluga informacijskog posrednika te usluga slanja eRačuna se naplaćuju. No, neki proizvođači knjigovodstvenih programa implementiraju mogućnost slanja i razmjene eRačuna u svoje sustave što će svakako pojednostavniti i olakšati cijelu proceduru.

Kako bi sustav trebao funkcionirati?

• Za slanje eRačuna tvrtka mora prilagoditi svoj računovodstveni sustav dokumentaciji FINA-e, a to mogu učiniti i preko informacijskog posrednika
• Za slanje eRačuna dobavljač u sustavu kreira, popunjava i potpisuje eRačun elektroničkim potpisom te šalje kupcu kroz sustav
• Sustav zaprima račun, provjerava potpis te prosljeđuje kupcu
• Kupac zaprima račun, prihvaća ga i plaća ili odbija
• Dobavljač zaprima potvrdu o isporuci te statusu računa (Dostavljen, Poslan eR, Odbijen, Prihvaćen, Plaćen)

Iako ovaj proces izgleda jednostavno, zbog manjka volje, sredstava, znanja ili nečeg trećeg od strane države kod uvođenja ovog sustava, ne postoje univerzalne upute za kreiranje softverskog rješenja koje bi funkcioniralo, odnosno softverska rješenja nisu kompatibilna te se zbog toga javljaju problemi kod izdavanja i slanja eRačuna.

Iako će se ovi problemi s vremenom riješiti, ostaje dojam da se uvođenje eRačuna moglo obaviti mnogo jednostavnije i bezbolnije za sve uključene strane.

Također, nema sumnje da će nakon porođajnih muka eRačun uvelike olakšati poslovanje, omogućiti brže i lakše izdavanje računa, a čime se štedi novac (papir, oprema, kuvertiranje, ljudski resursi, vrijeme) i ostvaruje veća produktivnost zaposlenih (izdavanje, ovjeravanje i elektroničko potpisivanje računa u vrlo kratkom vremenu).

“E-račun u Hrvatskoj razmjenjuje svega deset posto poslovnih subjekata, dok je postotak razmjene e-računa u javnoj i državnoj administraciji gotovo zanemariv”, izjavio je krajem 2018. godine ministar Horvat, te će obveza izdavanja eRačuna u javnoj nabavi sigurno utjecati i na ostale gospodarske subjekte da više koriste ovaj alat, a čime će se povećati i stupanj digitalizacije.

I na kraju, ne manje važno, za sve one koji ne rade s državom, ništa se ne mijenja.