Portal za poduzetnike, mikro i mala poduzeća
Novi trend u poslovnom svijetu

Hot-desking – popularan način organizacije rada

Datum objave: 07. srpanj 2021.

Pojavom pandemije Covid 19 ljudi su se morali prilagoditi. Jedna od prilagodbi bila je rad od kuće. Pokazalo se da zaposlenici mogu učinkovito raditi i izvan ureda, tj. kod kuće. Još 1990. godine pojavio se pojam hot-desking (u prijevodu vrući stol) koji je proturječio tradicionalnoj organizaciji radnih mjesta.

Što je hot-desking

Pojam je izveden iz izraza hot-racking. Hot-racking koristio se za mornarski način života jer je postojala praksa dijeljenja istog kreveta mornara koji su radili u različitim smjenama. Hot-desking je način organizacije radnih mjesta u kojemu zaposlenici uzimaju radni stol koji je u tom trenutku na raspolaganju. Ne postoje fiksna radna mjesta.

Ne tako davno bila je popularna praksa prijelaza iz manjih zatvorenih ureda u otvoreni ured. Koncept otvorenog ureda označavao je dijeljenje zajedničkog prostora s timom, odjelom pa i svim zaposlenicima poduzeća.

Uvođenje hot-deskinga u organizaciju

Kod uvođenja hot-deskinga potrebno je imati na umu činjenicu da će zaposlenici veći dio mjeseca raditi od kuće. Rad od kuće za vrijeme pandemije dobar je primjer da se vidi koliko su zaposlenici zadovoljni takvim načinom rada i imaju sve preduvjete za uspješno i dugoročno obavljanje posla iz udobnosti doma.  Preporučuje se provođenje ankete među zaposlenicima prije uvođenja hot-deskinga. Hot-desking omogućava uštedu novcu za poslodavca, poboljšanje učinkovitosti i stvaranje agilnijeg radnog okruženja za zaposlenike.

Prednosti i nedostaci hot-deskinga

Svaki način rada ima svoje prednosti i nedostatke pa tako i hot-desking.

Glavne prednosti su:

  • fleksibilnost – mogu se organizirati stolovi za dio tima ili cijeli tim, povećanje dostupne kvadrature prostora
  • pristupačnost – poslodavac plaća manje što je veća produktivnost radnog prostora
  • smještaj – „vruća“ radna mjesta mogu pružiti privremeni radni prostor ovisno o potrebi pojedinca
  • dinamičnost – postoji određena dinamika u poslu i zaposlenici se brže prilagođavaju izazovima
  • organiziranost – motivira se zaposlenike da budu organizirani i uredni kako bi ostavili radni stol spreman za sljedeću osobu

Glavni nedostaci su:

  • nove IT strategije i dodatni troškovi - prijava zaposlenika na određeno računalo kako bi pristupio poslu, uvođenje sustava koji omogućava rezervaciju željenog radnog stola za sljedeći dan
  • gubitak osobnog prostora – moguće smanjenje produktivnosti pojedinih zaposlenika  zbog zajedničkog rada
  • poremećaji u oblicima nagrađivanja i vođenja zaposlenika – može doći do nezadovoljstva zaposlenika koji smatraju da su bili blizu ostvarivanja cilja
  • ograničenje pristupa zaposlenika kada je potreban radni prostor – nemogućnost zadovoljenja specifičnih potreba određenih zaposlenika ovakvim načinom rada, zdravstvena i sigurnosna pitanja svih zaposlenika moraju se riješiti

Rad temeljen na aktivnostima (ABW)

Ideja rada temeljenog na aktivnostima je: zaposlenici će biti produktivniji ako imaju pravo mjesto za obavljanje zadataka. Rad temeljen na aktivnosti je stil rada koji kombinira mogućnost odabira raznih postavki u skladu s prirodom onoga što se radi i iskustva na radnom mjestu koje omogućuju uporabu tih prostora tijekom dana. U ABW prostorijama uz optimalni dizajn i senzorne znakove potrebno je uvažiti određena očekivanja: služiti se telefonskim govornicama za pozive, biti tih u radnoj sobi, donijeti sa sobom osobne stvari kako bi se drugima omogućili da se koriste prostorom i osjećati se osnaženima.

Hot-desking vs Hoteling

Hoteling je stil upravljanja uredom koji se temelji na rezervacijama. Zaposlenici planiraju upotrebu radnog prostora prema potrebama prije dolaska u ured. Hoteling se često kombinira s raznim strategijama sjedenja kao što su hot-desking ili rad temeljen na aktivnosti. Ako se kod uvođenja hot-deskinga ne uspostavi sustav rezervacija, zaposlenici se moraju izboriti za pronalazak slobodnog radnog mjesta. Uspostava sustava rezervacija omogućuje rezervaciju stola za cijeli tim, sastanke, ali i doprinosi produktivnosti zaposlenika koji obavljaju kvalitetno posao. Ulaganjem u softver za upravljanje uredom pomaže se drugima da uoče dostupne radne stolove, ali i da znaju gdje mogu pronaći druge zaposlenike.

 

Pretpostavka je da će u budućnosti biti korišten hibridni model. Rad iz ureda bit će kombiniran radom od kuće. Pitanje je samo koliko su poslodavci spremni da sudjeluju i osiguraju uvjete za kvalitetan rad svojih zaposlenika iz domova.

 

Preuzeto: časopis Računovodstvo, revizija i financije (srpanj 2021.)

Photo: Pixabay

Newsletter
Prijavite se na naš newsletter i redovno primajte informacije za još uspješnije vođenje tvrtke.

Imate pitanje za naše poslovne savjetnike?

Pošaljite svoje pitanje