Iskustvo kao temelj za poduzetništvo u mirovini

Gordana, kako je došlo do tvoje ideje za otvaranjem paušalnog obrta u mirovini? Jesi li planirala biti aktivna u mirovini ili je bilo previše mirno, pa si se odlučila ponovo za malo akcije?

O pokretanju vlastitog biznisa počela sam razmišljati prije nego sam odlučila otići u mirovinu. Kako sam cijelo radno iskustvo stekla na administrativnim poslovima svih razina, od tajnice do rukovoditeljice, tako su se i moja razmišljanja o tome što bih mogla raditi kao umirovljenica kretala u tom području. Bilo mi je važno i da vlastiti posao pokrenem s minimalnim troškovima. Za početak sam imala znanja, vještine, laptop, mobitel i pristup Internetu. Osim toga, imala sam dovoljno slobodnog vremena i kao dodatni poticaj, značajno smanjenje prihoda.

Razradila sam početnu ideju usluge vanjske podrške u administrativnim poslovima i stala na tome. Pitala sam se kome ću je i kako ponuditi i najvažnije, tko će surađivati sa ženom u mirovini. Međutim, prilika se pojavila čim sam zanemarila sva ta pitanja i ponudila svoju uslugu kao prikladno rješenje za povremene potrebe u poslovanju mikro poduzetnice.

Kako se rodila ta ideja za pružanjem usluga administratora?

Kroz višegodišnji rad na administrativnim poslovima, primijetila sam da vlasnice/vlasnici mikro poduzeća i obrta administrativne poslove u pravilu obavljaju sami. Istovremeno vode i svoje primarno poslovanje, što im je prioritet, pa im vrlo često za administrativne poslove nedostaje vremena, odnosno ostavljaju ih za “kasnije ću”. I onda se nesređena dokumentacija, i papirnata i digitalna, gomila. Kasne s pripremom i predajom dokumenata, ne stignu pripremiti i poslati važne obavijesti putem mail-a, nemaju vremena za ciljano istraživanje tržišta. Tada bi im dobro došla pomoć, a kroz vanjsku uslugu administratora dobivaju je upravo za poslove za koje im je potrebna i u trenutku kada im je potrebna. Ne moraju zaposliti administratora i ne moraju sve sami.

Tako je, na temelju mog radnog iskustva, nastao model Rentajte Administratora 1 sat, 1 dan, 1 tjedan, 1 mjesec.

Koliko te koštao ulazak u poduzetništvo?

Moj ulazak u poduzetništvo nije puno koštao jer sam za početak imala znanja, vještine, laptop, mobitel i pristup Internetu.
kao sljedeći korak, uložila sam u povećanje tržišne vidljivosti modela Rentajte Administratora, odnosno u marketing.

Ovako je to izgledalo:

• dala izraditi Web stranicu po vrlo prihvatljivoj cijeni od 200 EUR jer sam sama pripremila tekst i vizuale.
• U isto vrijeme sam se učlanila u FB grupu Žene i novac i kroz članstvo dobila početnu bazu potencijalnih kupaca iz ciljne skupine.
• Uz poslovne posjetnice po cijeni od 50 EUR/100 komada, za koje sam vizual pripremila sama, zaokružila sam moj mali marketinski plan i napravila prve mailing kampanje.
• U troškove poslovanja na godišnjoj razini ulazi i licenca za MS Office u iznosu od 69 EUR i porez i prirez u iznosu od 1.250,00 kuna. Paušalni obrt sam otvorila kao sporedno zanimanje jer sam htjela zadržati mirovinu i ne plaćam doprinose već samo porez i prirez na najnižu osnovicu s obzirom na ukupne godišnje primitke obrta.
• Značajne troškovne uštede ostvarila sam nabavom rabljene informatičke opreme kroz kontakte s potencijanim kupcima mojih usluga. Mali crno-bijeli printer dovoljan za potrebe mog biznisa sam dobila kao donaciju i za njega kupujem jednom godišnje zamjenski toner po cijeni od 90,00 kuna. Monitor koji trebam za rad samo s nekim klijentima (inače koristim laptop) kupila sam u IT servisu po cijeni od 300,00 kuna uz jednogodišnju garanciju.

Ulažem i u edukacije kako bih poboljšala i proširila svoja znanja i vještine. Tako sam krajem prošle godine uspješno završila edukaciju iz područja EU projekata - online program Stručnjak za EU fondove i tako nadogradila svoja znanja iz područja pripreme i provedbe projekata.

Koje sve usluge možeš ponuditi svojim klijentima, a koje usluge se najviše traže?

Preko modela Rentajte Administratora nudim usluge:

• upravljanja dokumentima i podacima,
• poslovnog komuniciranja,
• administriranja projekta i
• izrade operativnog poslovnog plana.

Radim na daljinu /remote/, u prostoru naručitelja usluge /on-site/ ili kombinirano /hybrid/ i u radu koristim različite informatičke programe, aplikacije i alate.

Korištenje modela Rentajte Administratora klijenticama ostavlja puno više vremena za primarno poslovanje, plaćaju samo obavljeni posao i dobivaju profesionalnu podršku prilagodljivu njihovom poslovanju. I ono što smatram jako važnim za ovaj model: nema dodatnih troškova rada i poslovna suradnja se jednostavno ugovara i raskida. Za izvršene poslove izdajem račun uz obračun utrošenih sati rada.

Nudim i uslugu najma poslovne adrese za potrebe otvaranja poslovanja klijentima koji nemaju prebivalište u Zagrebu.

Za klijente radim i izradu samo jednog dokumenta, samo jedne tablice, samo jedne prezentacije, slanje samo nekoliko mail-ova, mikro istraživanje tržišta…

Ono što sam naučila kroz životno, radno i poduzetničko iskustvo je da nema malog troška niti malog prihoda. U pozadini i jednog i drugog stoji rad.

Koja znanja, iskustva koristiš u svom radu?

Koristim različita znanja stečena formalnim i neformalnim obrazovanjem i usavršavanjem.

Odlično se služim MS Office programskim paketom (Word, Excel, Power Point, Outlook), Google alatima (Drive, Docs, Sheets, Gmail). U radu koristim i online program za povezivanje na daljinu (AnyDesk), komunikacijsku aplikaciju (Zoom) i online alat za praćenja utroška vremena (Toggl Track).

Dobro poznajem ključne elemente poslovanja poduzeća i obrta, postupke poslovnog planiranja i budžetiranja, strukturu financijskih izvještaja i knjigovodstveno praćenje poslovnih događaja. Kroz radno iskutvo, između ostalog i u međunarodnom korporativnom okruženju, usvojila sam organizacijske i komunikacijske vještine koje su odličan alat za dobro organiziranje posla, posebno kada radim s više klijentica istovremeno. Mislim da je u mom radu jako bitno proaktivno pristupati rješavanju problema i s klijentom zadržati jasnu i iskrenu komunikaciju posebno kada se dogodi neka pogrešaka ili nesporazum.

Tko su tvoji klijenti ili bolje reći klijentice?

Moja ciljna skupina su žene poduzetnice vlasnice mikro poduzeća i obrta i voditeljice udruga koje administrativne poslove obavljaju same. Također i žene koje namjeravaju pokrenuti vlastiti posao i u to kreću same. Kao klijenti su dobrodošli i muškarci poduzetnici, ali nisu moja ciljna skupina. Nema nekog pravila za suradnju ali bih, prema dosadašnjem iskustvu, rekla da se ona temelji na dobroj komunikaciji o tome koji rezultat, odnosno olakšanje u poslovanju im donosi korištenje vanjske usluge administratora. Drugim riječima, moj mali biznis radi za njihov mali biznis.

Prema svom iskustvu, možeš li nam reći traže li se vanjske usluge administratora više u zadnje vrijeme i zbog čega?

Moje iskustvo se odnosi na potražnju za vanjskom uslugom administratora po vlastitom modelu Rentajte Administratora što je specifična ponuda u odnosu na ponudu virtualnih asistenata koji rade isključivo remote (na daljinu). Ja radim i u prostoru naručitelja što mi je omogućilo suradnju s dva računovodstvena ureda. Jedan ima desetak, a drugi pedesetak klijenata. Do sada sam poslove ugovarala uglavnom po preporuci, što je dobro, jer delegiranje poslova koji nisu ključni za primarno poslovanje većini malih poduzetnika još uvijek nije prihvatljiva opcija. I dalje radim na boljoj vidljivosti moje usluge kroz osobno i online predstavljanje.

Model Rentajte Administratora predstavila sam, uz Web stranicu, i na mreži LinkedIn i na portalu Moj Profil. Pripremam i prezentaciju u kojoj ću model predstaviti u FB grupama koje okupljaju poduzetnice i žene koje to žele postati.

Koje su prednosti tvog posla te kome bi preporučila da se bavi ovim poslom?

Vlastiti posao sam pokrenula nakon odlaska u mirovinu pa su za mene njegove prednosti novi poslovni izazovi kroz stalno učenje i upoznavanje novih ljudi. I naravno, dodatni prihod koji mi omogućava servisiranje nekih privatnih troškova što samo uz mirovinu ne bih mogla, odnosno morala bih ih se odreći. Zadržala sam auto, mjesečno vježbam uz članarinu, idem kod frizera i na masažu.

Umjesto preporuke evo nekih mojih spoznaja i iskustava kroz dugogodišnji rad na administrativnim poslovima za različite poslodavce i kao poduzetnica.

Posao vanjskog administratora kao vlastiti biznis je za one koji imaju iskustva, znanja i vještine stečene nakon dužeg rada na administrativnim poslovima. I ono što je možda najizazovnije u ovom poslu, zadržati radni fokus posebno kada se radi od kuće u okruženju koje je najčešće puno ometajućih aktivnosti. I naravno, volja i želja za stalnim učenjem i usavršavanjem jer spektar usluga koje vanjski administratori mogu ponuditi ograničen je isključivo razinom njihovih osobnih znanja i vještina.

Ovo su neke moje spoznaje i iskustva kroz dugogodišnji rad na administrativnim poslovima za različite poslodavce i kao poduzetnice koja pruža usluge vanjskog administratora.

Ako sebe vidite u poduzetništvu kroz ovaj posao, nemojte odustati od sebe unaprijed.

Gordana, hvala puno na razgovoru.

Razgovarala: Kristina Androlić

Fotografija: iz privatne arhive G. Dadić