Kako provesti kvalitetnu inventuru, by Nataša Cikač

Završni kvartal poslovne godine je period u kojem se najčešće obavljaju inventure. Godišnji popis ili inventura zakonska je obveza koju je potrebno provesti minimalno jednom tijekom poslovne godine. Cilj inventure je da se utvrdi i uskladi stvarno stanje sa stanjem u poslovnim knjigama tvrtke.

Što je sve predmet inventure?

Popisuje se sve čime tvrtka raspolaže, odnosna sva imovina i obveze. Pod pojmom imovine podrazumijevamo svu materijalnu imovinu kao zalihe sirovina, materijala, gotovih proizvoda, nedovršene proizvodnje, rezervnih dijelova i sl., zatim osnovna sredstva i  sitni inventar. U imovinu se još ubrajaju i nenaplaćena potraživanja od kupaca, dani krediti i pozajmice, depoziti, vrijednosni papiri, kao i novac na računima tvrtke i blagajni.

Popis obveza koje tvrtka ima uključuju neplaćene obveze prema dobavljačima, primljeni krediti, neisplaćene plaće, davanja državi i sl.

Svaka tvrtka želi znati točan „sadržaj“ svoje imovine i obveza pa je stoga provođenje inventure jedan od osnovnih zadataka i minimuma koji poduzetnik poduzima kako bi zaštitio svoju imovinu i kapital. Naravno, postoji i zakonska obveza koja nalaže provođenje inventure.

No bez obzira na savjesnost tvrtke kao i zakonsku regulativu, pomisao na inventuru mnogima stvara nervozu i hrpu upitnika – opet inventura, što će „ispasti“ ove godine, kako dugo ćemo opet popisivati, da li će popis biti točan i sl.

Odakle krenuti?

Dobra i kvalitetna priprema olakšava i ubrzava sam proces provođenja inventure. To podrazumijeva da se definiraju timovi za inventuru i da budu educirano o načinu provođenja inventure. Zatim potrebno je utvrditi plan provođenja inventure, pogotovo ukoliko se radi o različitim lokacijama, obavijestiti sve na lokacijama da će se provoditi inventura i sl. Sljedeća bitna stvar je pripremiti inventurne liste. Često je dilema da li sa ili bez podataka o inventurnom stanju. Stav struke je da je bolje bez knjigovodstvenih stanja. No ponekad knjigovodstvena stanja mogu biti indikator da nismo sve izbrojali – stoga preporuka je budite sigurni da imate kontrolu nad inventurom, a ne da se ona svodi na puko prepisivanje.

Provođenje inventure –  preporuka je da u timovima za provođenje inventure ne budu  osobe koje su odgovorne za stanje zaliha ( skladištari ), no svakako bilo bi dobro da su  prisutne kod  popisa jer olakšavaju lociranje zaliha i sl. Ukoliko postoji sustav barkodova tada je provođenje inventure jednostavnije no prije moramo biti sigurni da nam je baza imovine/zaliha ažurna, da je sve označeno i da su oznake vidljive i čitljive.

Utvrđivanje razlika –nakon provođenja popisa definiraju se  viškovi i manjkovi koje je potrebno analizirati. Česti postoji dilema da ukoliko se jave viškovi i manjkovi da inventura nije dobro provedena, što nije točno iako bi tendencija treba biti što manje razlike.  

Naravno da se u procesu popisa javljaju i greške koje je potrebno svesti na minimalnu razinu. Stoga predlažemo :

• Pojačati kontrolu prilikom provođenja inventure
• Uvesti rotaciju djelatnika koji provode popis, uključiti djelatnike iz prodaje, marketinga, IT, nabave i sl.
• Provoditi povremene/ kontrolne inventure na uzorku i sl., definirati kriterije i plan provođenja sporadičnih inventura u cilju bolje točnosti i ažurnosti u upravljanju zalihama

Međutim vodite računa da je inventura samo odraz stanja procesa upravljanja skladištem i zalihama. Priprema za inventuru počinje već u siječnju kada je potrebno definirati sustav koji će omogućiti što manje grešaka u vođenju imovine te olakšati proces inventure krajem poslovne godine. Ukoliko trebate stručnu pomoć, slobodno nam se javite na inventure.

Autor članka: mr.sc. Nataša Cikač – konzultant za nabavu i lanac opskrbe, vlasnica tvrtke Cronata d.o.o. Pomaže tvrtkama da poboljšaju svoj procese nabave, upravljanja zalihama i skladišno poslovanje. Osnivačica je Nabavne akademije u 3 modula te je pokrenula specijalizirani portal za inventure i skladišno poslovanje inventure.