Najvažnije o e-računu
Elektronički račun je „račun koji je izdan, poslan i zaprimljen u strukturiranom elektroničkom obliku, a koji omogućuje njegovu automatsku i elektroničku obradu.“ Početkom prosinca 2018. stupio je na snagu Zakon o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi prema kojem su obveznici Zakona o javnoj nabavi dužni zaprimati e-račune u postupcima javne nabave. Izdavatelji računa su od srpnja 2019. dužni izdavati i slati e-račune u skladu s EU normom za e-račun. FINA je središnji posrednik za elektroničku razmjenu računa između javnih naručitelja i izdavatelja e-računa.
Javni i sektorski naručitelji
Državna tijela Republike Hrvatske, tijela javnog prava, jedinice lokalne i područne samouprave smatraju se javnim naručiteljima. Javni naručitelji koji obavljaju neku od sektorskih djelatnosti (npr. električna energija, usluge prijevoza, poštanske usluge, vađenje nafte i plina, vodno gospodarstvo i sl.) pripadaju javnim sektorskim naručiteljima. Trgovačka društva u kojima javni naručitelj na temelju svog vlasništva može imati ili ima prevladavajući utjecaj (izravno ili neizravno) definiraju se kao sektorski naručitelji.
Osnovni elementi elektroničkog računa
Obvezni osnovni elementi elektroničkog računa su:
- oznake procesa i računa te vrijeme izdavanja računa (sat i minuta, dan, mjesec i godina)
- razdoblje koje račun obuhvaća
- podaci o prodavatelju
- podaci o kupcu
- podaci o primatelju plaćanja
- podaci o poreznom predstavniku prodavatelja
- upućivanje na ugovor
- detalji o isporuci
- upute za plaćanje
- podaci o davanjima ili naknadama
- podaci o stavkama na računu
- ukupan iznos računa
- raščlanjeni prikaz PDV-a
Uz osnovne elemente, elektronički račun mora sadržavati i druge podatke u skladu sa zahtjevima posebnih poreznih propisa i propisa koji uređuju računovodstvo poduzetnika.
Slanje i zaprimanje e-računa
Zaprimanje e-računa putem elektroničke pošte nije dozvoljeno. Postoje dva načina za slanje i zaprimanje e-računa. Javni naručitelji mogu slati e- račune:
- direktno iz svog računovodstvenog sustava
- pojedinačno putem web aplikacije
E-računi mogu se zaprimiti:
- direktno u svoj računovodstveni sustav
- pojedinačno putem web aplikacije (omogućena likvidatura računa)
Servis e-Račun za državu
e-Račun za državu je središnja platforma na kojoj se odvija razmjena e-računa i popratnih isprava između izdavatelja e-računa i obveznika javne nabave. e-Račun za državu namijenjen je obveznicima javne nabave (naručiteljima), poslovnim subjektima (izdavateljima) i informacijskim posrednicima. Prednosti e-računa u javnoj nabavi su:
- brža obrada ulaznih računa
- smanjeni troškovi isporuke i obrade računa
- brz i jednostavan pristup zaprimljenim i arhiviranim računima
- automatizirani unos računa
- briga o okolišu kroz smanjenu upotrebu papira
FINA e-Račun za poslovne subjekte dobitnik je nagrade „Zlatno Teslino jaje“ za najbolju inovaciju u visokim tehnologijama. Prednosti korištenja servisa su:
- može se ugovoriti bez ugovorne obveze
- servisu se može pristupiti putem mobilne aplikacije
- razmjena e-računa osigurana je digitalnim certifikatima
- jednostavna razmjena
- ne trebaju se sklapati bilateralni ugovori
- sigurna arhiva
Na stranicama Ministarstva gospodarstva i održivog razvoja može se pronaći popis informacijskih posrednika koji su trenutno povezani na centralnu platformu i usklađeni s normom za e-račun.
Hrvatski telekom nudi e-račun za poslovne korisnike – primanje e-računa putem Moj Telekom Poslovni portala. ELEKTRONIČKI RAČUNI d.o.o. uz razmjenu e-računa, nudi i sljedeće usluge: eDokumenti, arhiviranje dokumenata, upravljanje dokumentima, blokade i financijski statusi tvrtke, prodaja i kupnja eRačuna tvrtki. Gumiimpex, Inter Cars d.o.o., Tvornica ulja Čepin i Cetina samo su neki od njihovih korisnika. Nude jednake usluge za male, srednje i velike tvrtke.