Čuvanje dokumentacije

Obveza čuvanja službene dokumentacije definirana je sljedećim zakonima:

• Zakonom o računovodstvu,
• Općim poreznim zakonom,
• Zakonom o porezu na dohodak, te drugim propisima.

Jeste li znali da i nakon brisanja trgovačkog društva iz sudskog registra potrebno je računovodstvenu dokumentaciju čuvati u za to propisanim rokovima. Izmjenama Zakona o trgovačkim društvima objavljenima u Narodnim novinama br 34. iz 2022. godine ukinuta je obvezna predaja poslovnih knjiga Hrvatskoj gospodarskoj komori već je „vraćeno“ na staro gdje je likvidator društva dužan čuvati ili povjeriti na čuvanje poslovne knjige društva.

Photo: Pexels

Knjigovodstvene isprave čuvaju se:

• trajno:
  • isplatne liste,
  • analitička evidencija o plaćama za koje se plaćaju obvezni doprinosi,
  • Bilanca
  • Račun dobiti i gubitka
  • Izvještaj o novčanom tijeku
  • Izvještaj o promjenama kapitala
  • Bilješke uz financijske izvještaje
  • Konsolidirani financijski izvještaj
  • Revizorsko izvješće
  • Godišnje izvješće
• najmanje jedanaest godina – isprave na temelju kojih su podaci uneseni u dnevnik i glavnu knjigu,
• najmanje jedanaest godina – isprave na temelju kojih su podaci uneseni u pomoćne knjige.

Poslovne knjige čuvaju se:

• najmanje jedanaest godina – dnevnik i glavna knjiga,
• najmanje jedanaest godina – pomoćne knjige.

Rok čuvanja počinje teći nakon zadnjeg dana poslovne godine na koju se dokumentacija odnosi.

Kao mjesto čuvanja poslovnih knjiga i knjigovodstvenih isprava navodi se Republika Hrvatska, no poduzetnik može odlučiti i čuvati poslovne knjige i izvan Republike Hrvatske, ali ne izvan Europske unije.

Način čuvanja

• u papirnatom obliku,
• na nositelju elektroničkog zapisa (CD, tvrdi disk, disketa ili sličan nositelj podataka) ili
• pretvorene na nositelju mikrografske obrade.

Ukoliko ste obrtnik, slično vrijedi.

Rokovi čuvanja poslovnih knjiga i knjigovodstvenih isprava obrtnika i s obrtom izjednačenim zanimanjima.

Isplatne listeTrajno

Analitička evidencija o plaćama za koju se plaćaju obvezni doprinosi

Knjiga primitaka i izdataka11 godina

Evidencija o tražbinama i obvezama

Popis dugotrajne imovine

Evidencija o nabavi i uporabi reprodukcijskog i potrošnog materijala

Knjiga ulaznih računa

Knjiga izlaznih računa

Dokumenti o ispravcima računa, dokazi o izvozu odnosno uvozu, dokumenti na osnovi kojih su korištena oslobođenja od poreza, obračuni poreza kao i svu drugu dokumentaciju bitnu za utvrđivanje i plaćanje porezne obveze

Knjiga prometa (obveznik u sustavu PDV-a)

Knjiga prometa (obveznik nije u sustavu PDV-a)

Dokumentacija koja se odnosi na oporezivanje nekretnina (obveznik u sustavu PDV-a)

Bitno je također znati da je za nepoštivanje rokova čuvanja knjigovodstvenih isprava, poslovnih knjiga i financijskih izvještaja propisana kazna do 13.270,00 eura za poduzetnika pravnu ili fizičku osobu.