Kako delegirati poslove?

Nesklonost povjeravanju zadataka može potjecati od neiskustva, straha da će nekom drugom pripasti slava ili nepovjerenja kojeg odražava izreka: "Želiš li nešto obaviti dobro, obavi to sam."

Mnogi se menadžeri žale što imaju previše posla, ali se svejedno suzdržavaju od prenošenja dijela zadataka podređenima. Delegiranje poslova jedna je od najslabije razvijenih i najrjeđe korištenih menadžerskih vrlina. Uspješno delegiranje uključuje ovih šest koraka:

• Provjerite jeste li si natovarili previše posla na leđa. Tražite znakove upozorenja: radite li prekovremeno i osjećate li da ste nezamjenjivi? Dajte pravo svojim direktnim podređenima da vas obavijeste kad  uoče da ste propustili delegirati zadatak prikladan za to.
• Jasno izložite kakve rezultate želite radniku kojemu ste povjerili zadatak. Definirajte što podrazumijeva uspješno obavljen posao. Naglasite mu ako želite da pri obavljanju zadatka primijeni posebne metode s kojima se inače ne služi. 
• Objasnite mu koje su mu ovlasti tijekom obavljanja posla, uključujući ovlasti koje će imati nad drugim radnicima. Zaposlenik mora znati što je slobodan samostalno poduzeti, bez daljnjih konzultacija s vama. Kažete li mu "učini sve što je potrebno", riskirate da dotični prekrši pravilnike, a možda i zakon. A ako ga jako sputate, možda će delegiranje izgubiti na smislu.
• Utvrdite vremenske okvire. Ljudi različito poimaju vrijeme pa ako kažete da zadatak mora biti obavljen "ubrzo" ili "u dogledno vrijeme", moguće je da zaposlenik neće imati dovoljno jasnu predodžbu o onome što ste vi imali na umu. Želite li da određene faze posla budu dovršene u pojedinim rokovima, naglasite to.
• Povremeno i pravovremeno provjeravajte napredak zadanog posla i utvrdite potrebu za pružanjem pomoći zaposleniku. Neki radnici nevoljko sami postavljaju pitanja, strahujući da će time sugerirati vlastitu nesposobnost. Ohrabrite ga da vam iznese sve dvojbe i nejasnoće.
• Ne odustajte od delegiranja. Zaposlenik može pokušati vratiti zadatak na menadžerov stol, ili ga menadžer sam može uzeti natrag uoči li da zaposlenik ima teškoća. No, ovu mjeru treba ostaviti samo za krajnje slučajeve, kad je očigledno da je uspješno dovršenje delegiranog zadatka nemoguće.

Menadžeri delegiraju posao ne samo zato da olakšaju svoj opseg posla, već i da omoguće podređenima da uče i rastu. Uspješno delegiranje je dvosmjerna komunikacije i razumijevanje.