Kako održati virtualni sastanak

Osim krize izazvane koronavirusom, rad od kuće je postao vjerojatno najkorišteniji izraz u poslovnom okruženju ovih dana. S obzirom na situaciju poslodavci čine sve kako bi omogućili svojim radnicima, kojima je obavljanje njihovih radnih zadataka moguće, da rade od kuće i time smanje rizik od zaraze.

No, tu se javlja problem kako održati tim na okupu i kako održati potreban radni sastanak.

Ljudi su društvena bića i svaka duža distanciranost nam teško pada, a prava komunikacija ona koja uključuje sva osjetila. Prema tome, pravi sastanak je sastanak u živo. No, u svjetlu trenutne situacije sastanci u živo nisu mogući te je potrebno pronaći način kako komunicirati on-line.  Sastanci putem video platformi ne mogu ostvariti sve dimenzije, ali ako su dobro planirani i facilitirani mogu se približiti tome i zadovoljiti veći dio potreba koje imamo kao socijalna bića.

Na virtualnim sastancima lakše se i brže izgubi fokus, što zbog okolinskih distraktora, a što zbog vlastitih misli i dodatno manjeg broja aktiviranih osjetila. Stoga dobro planirajte sastanke s timom koji radi od kuće. Razmislite što možete promijeniti da sastanak bude produktivniji, intenzivniji i usmjeren cilju.

Evo nekoliko savjeta koji mogu koristiti:

• Ako imate više tema za sastanak – podijelite ih među članovima tima i organizirajte ih u manje podtimove
• Materijale i teme za sastanak pošaljite unaprijed i dogovorite s članovima tima da pročitaju materijale i pripreme se za sastanak s komentarima i pitanjima
• Držite fokus na temama koje imate i vodite brigu da po toj temi dođete do zaključka o daljnjim akcijama
• Osigurajte da sve zaključke koji vode u akciju formirate u akcijski plan
• Vodite brigu da svi sudionici sastanka dobiju svoj prostor za nešto reći i pitati
• Sastanak po svakoj temi vodite kroz 4 cilja: pitanja za pojašnjenje, moguće opasnosti i prepreke, glavna učenja i vrijednosti, prijedlozi poboljšanja
• Dogovorite barem okvirno termin idućeg sastanka i teme
• Odmah nakon sastanka napravite pisane materijale o zaključcima i daljnjim koracima

U radu od kuće pokušajte održavati dinamiku što sličniju radu u uredu, naravno s potrebnim prilagodbama.

Cijeli članak možete pročitati na Lider Media.

Photo: Pixabay